1. Lors de la prise de contact et de la prise de rendez-vous

Lors d’une demande de rendez-vous, je peux recueillir notamment :

• votre nom et votre prénom ;

• vos coordonnées téléphoniques et votre adresse e-mail ;

• votre date de naissance ;

• les informations que vous choisissez de communiquer concernant votre demande ou le motif de consultation.

Les rendez-vous sont principalement gérés via Rosa.be.

Rosa peut également être utilisé pour l’envoi de rappels de rendez-vous par e-mail. Ces rappels sont facultatifs et peuvent être refusés sans incidence sur votre suivi.

Les prises de contact peuvent également se faire par téléphone, SMS, WhatsApp professionnel ou e-mail.

2. Pendant votre suivi

Votre dossier patient

Un dossier patient est constitué dans le cadre de votre prise en charge, conformément à mes obligations professionnelles et légales.

Il peut notamment contenir :

• vos données d’identification et administratives ;

• votre numéro NISS ;

• les coordonnées de votre médecin traitant et, le cas échéant, de votre psychiatre ;

• le motif de consultation et les éléments utiles de votre histoire ;

• mes notes cliniques ;

• des questionnaires, échelles ou tests ;

• des courriers, rapports ou autres documents utiles au suivi ;

• les éléments utiles concernant l’évolution de votre prise en charge et les éventuelles orientations.

Seules les informations utiles à votre prise en charge sont conservées.

J’utilise différents outils numériques professionnels afin d’assurer la continuité, l’organisation et la sécurité de votre suivi.

Theramate

Theramate constitue mon dossier patient numérique principal.

Il est notamment utilisé pour :

• la tenue du dossier patient ;

• la conservation de documents ;

• l’utilisation de questionnaires ;

• la transcription ou la structuration de certaines notes ;

• certaines fonctions d’assistance à la synthèse clinique.

Je suis la seule personne de mon cabinet à consulter le contenu clinique de votre dossier et de vos notes.

L’accès à Theramate est protégé et les données cliniques enregistrées dans l’application sont chiffrées.

Transcription audio d’une séance
Avec votre accord, l’audio d’une séance peut être enregistré temporairement afin d’être transcrit à l’aide d’outils intégrant des fonctions d’intelligence artificielle. L’enregistrement audio est ensuite supprimé définitivement. Vous pouvez refuser cette utilisation sans incidence sur votre suivi.

Transcription de mes notes et synthèse assistée par IA
Indépendamment de tout enregistrement de séance, mes propres notes manuscrites peuvent être retranscrites ou structurées numériquement. Des outils d’intelligence artificielle peuvent également m’assister dans leur synthèse. Je relis et valide les informations conservées dans votre dossier. Ces données ne sont pas utilisées pour entraîner ou améliorer les modèles d’intelligence artificielle.

Aucune décision diagnostique ou thérapeutique n’est prise automatiquement.

Rosa

Rosa est utilisé pour :

• la gestion de l’agenda ;

• certains rappels de rendez-vous ;

• les consultations en visioconférence.

Les téléconsultations réalisées via Rosa ne sont pas enregistrées.

Lors d’une téléconsultation, il vous appartient également de vous installer, autant que possible, dans un environnement permettant de préserver la confidentialité des échanges.

Google Workspace

Google Workspace est utilisé notamment pour :

• mon adresse e-mail professionnelle ;

• certains documents administratifs ;

• certaines sauvegardes professionnelles.

IntegratedCare

IntegratedCare est utilisé pour la transmission des données administratives nécessaires à certaines prestations conventionnées.

Les informations transmises dans ce cadre sont limitées à ce qui est nécessaire à la gestion et à la facturation de la prestation concernée.

Dans l’intérêt de votre prise en charge, certaines informations peuvent être échangées avec votre médecin généraliste, votre psychiatre ou un autre professionnel de la santé impliqué dans vos soins.

Le secret professionnel partagé ne permet pas de communiquer librement l’ensemble de votre dossier.

Lorsqu’il s’applique, l’échange doit :

• être réalisé dans votre intérêt ;

• concerner uniquement les informations nécessaires ;

• avoir lieu avec un professionnel lui-même soumis au secret professionnel ;

• concerner un professionnel impliqué dans la même mission de soins ;

• être réalisé avec votre information et votre accord préalable.

Lorsque cela est possible, je privilégie également la remise d’un courrier ou d’un rapport directement au patient afin qu’il puisse lui-même en assurer la transmission.

Mutualités, assurances, employeurs et administrations

Une mutualité, une assurance, un employeur, une administration ou un autre organisme extérieur ne relève pas du secret professionnel partagé.

Une demande provenant de l’un de ces organismes est donc examinée séparément et attentivement.

Les SMS et WhatsApp professionnel sont principalement destinés aux communications pratiques : demande ou modification de rendez-vous, retard, annulation ou informations d’organisation.

Pour les documents ou informations particulièrement sensibles, je privilégie autant que possible :

• la remise directe ;

• l’e-mail professionnel ;

• ou un canal professionnel sécurisé lorsqu’il est disponible.

Les e-mails, SMS et messages WhatsApp ne sont pas surveillés en permanence et ne constituent pas un service d’urgence.

Certaines données administratives sont utilisées afin d’assurer :

• la facturation des consultations ;

• le suivi des paiements ;

• les démarches de remboursement ;

• la facturation de certaines prestations conventionnées ;

• mes obligations comptables.

Selon la situation, certaines informations peuvent être transmises à l’INAMI, aux mutualités ou aux organismes intervenant dans la prise en charge financière de la prestation.

Mon fichier administratif et de facturation est distinct du contenu clinique de votre dossier.

Ma comptable reçoit uniquement les informations nécessaires à sa mission et les données qui lui sont transmises sont pseudonymisées.

Conservation du dossier patient

La législation applicable aux professionnels des soins de santé impose la conservation du dossier patient pendant une période comprise entre 30 et 50 ans après le dernier contact avec le patient.

Votre droit à l’effacement ne permet donc pas d’exiger la suppression du dossier lorsque sa conservation reste légalement obligatoire.

Communications pratiques

Les SMS et échanges WhatsApp relatifs à l’organisation du suivi peuvent être conservés pendant une durée maximale de 5 ans après le dernier contact, selon ma politique interne de conservation.

Lorsqu’un message contient une information cliniquement importante, celle-ci peut être reportée dans le dossier patient.

Les pièces jointes ou documents sensibles ne sont pas conservés dans les messageries plus longtemps que nécessaire lorsqu’ils ont été intégrés au dossier.

Archives et sauvegardes

Certains dossiers plus anciens peuvent encore être conservés sous format papier ou dans des archives numériques antérieures à l’utilisation des outils actuels.

Les dossiers papier sont conservés dans un espace fermé et sécurisé.

Des sauvegardes peuvent également être réalisées afin d’assurer la continuité et la disponibilité du dossier.

Tous les traitements de données réalisés dans le cadre du suivi ne reposent pas sur votre consentement.

Selon le traitement concerné, les données sont notamment traitées :

• parce qu’elles sont nécessaires à la réalisation et à l’organisation de votre suivi ;

• afin de respecter mes obligations légales et professionnelles ;

• afin d’assurer la tenue du dossier patient, la facturation ou le remboursement des prestations ;

• pour permettre la prestation de soins de santé sous ma responsabilité en tant que professionnelle soumise au secret professionnel.

Au regard du RGPD, ces traitements peuvent notamment reposer, selon les situations, sur l’exécution de la relation de soins, le respect d’une obligation légale et, pour les données relatives à la santé, sur la nécessité du traitement aux fins de prise en charge sanitaire sous la responsabilité d’un professionnel soumis au secret professionnel.

Certains traitements facultatifs reposent en revanche sur votre choix ou votre consentement lorsqu’il est requis.

Cela concerne notamment :

• l’enregistrement audio temporaire d’une séance ;

• certaines fonctionnalités optionnelles des outils numériques, notamment les options de transcription et de synthèse assistées par IA ;

• les rappels automatiques via Rosa ;

• certaines transmissions d’informations à des tiers.

Lorsque le consentement constitue la base du traitement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Quelles informations sont nécessaires et lesquelles sont facultatives ?

Certaines informations sont nécessaires afin de pouvoir assurer votre prise en charge, tenir votre dossier ou accomplir mes obligations administratives et légales.

Le NISS fait partie des données d’identification recueillies dans le dossier patient.

Si une information est indispensable à une démarche particulière et que vous ne souhaitez pas la communiquer, cette démarche peut ne pas pouvoir être réalisée.

En revanche, le refus d’un traitement facultatif — par exemple l’enregistrement audio d’une séance — ne vous empêche pas de bénéficier d’un suivi psychologique.

Qui peut recevoir vos données ?

Selon les besoins de votre prise en charge et les obligations applicables, certaines données peuvent être communiquées :

• aux professionnels de santé impliqués dans votre prise en charge, dans les conditions du secret professionnel partagé ;

• aux mutualités, à l’INAMI ou à d’autres organismes lorsque cela est nécessaire à la facturation ou au remboursement ;

• à ma comptable pour les données strictement nécessaires à sa mission ;

• aux prestataires techniques utilisés pour le fonctionnement des outils professionnels, dans le cadre de leurs obligations contractuelles en matière de confidentialité et de protection des données.

Aucun tiers ne reçoit librement l’accès à votre dossier clinique.

Où les données sont-elles traitées ?

Je privilégie des outils professionnels offrant des garanties adaptées à la sensibilité des données traitées.

Certains prestataires peuvent toutefois recourir à des infrastructures ou sous-traitants situés en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un transfert international de données personnelles a lieu, celui-ci doit être encadré conformément au RGPD, notamment sur la base d’une décision d’adéquation ou de garanties contractuelles appropriées.

Sécurité des données

Différentes mesures sont mises en place afin de protéger les données contre l’accès non autorisé, la perte ou la divulgation accidentelle.

Elles comprennent notamment :

• des accès personnels protégés ;

• l’authentification renforcée lorsqu’elle est disponible ;

• le chiffrement des données dans certains outils, notamment Theramate ;

• la sécurisation des appareils utilisés ;

• des sauvegardes professionnelles ;

• la conservation sécurisée des documents papier ;

• la destruction des documents confidentiels devenus inutiles.

En cas d’incident de sécurité impliquant des données personnelles, la situation est évaluée et, lorsque la législation l’exige, l’Autorité de protection des données et/ou les personnes concernées sont informées.

Vous disposez des droits prévus par le RGPD, selon la nature du traitement et la base juridique applicable.

Vous pouvez notamment demander :

• l’accès à vos données ;

• la rectification d’informations inexactes ;

• la limitation de certains traitements ;

• l’opposition à certains traitements lorsqu’elle est juridiquement applicable ;

• l’effacement de certaines données lorsqu’aucune obligation légale n’impose leur conservation ;

• la portabilité de certaines données lorsque les conditions prévues par le RGPD sont remplies.

Votre dossier et vos données

Vous pouvez consulter votre dossier patient et en obtenir une copie sur demande. La première copie est gratuite et la demande est traitée dans un délai maximal de 15 jours. Les informations concernant des tiers sont exclues.

Certaines données ne peuvent pas être effacées avant l’expiration des délais légaux de conservation.

Vos droits en tant que patient

Vous restez libre d’accepter ou de refuser une intervention proposée après avoir reçu une information claire et suffisante, et de revenir sur votre décision.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, vous faire assister par une personne de confiance dans l’exercice de vos droits.

En cas de difficulté concernant vos droits de patient, vous pouvez vous adresser à la fonction de médiation compétente.

En savoir plus : Vos droits en tant que patient – SPF Santé publique

Consentements & choix

Lorsqu’un traitement facultatif repose sur votre consentement, vous pouvez revenir sur celui-ci à tout moment.

Vous pouvez simplement m’en informer :

• lors d’une consultation ;

• ou par e-mail.

Le retrait du consentement s’applique pour l’avenir et ne remet pas en cause les traitements réalisés légalement avant ce retrait.

Pour l’enregistrement audio temporaire d’une séance, votre accord est en outre redemandé avant chaque enregistrement.

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Les e-mails, SMS et messages WhatsApp ne sont pas surveillés en permanence et ne constituent pas un dispositif d’urgence.

En cas de besoin :

112 — urgence ou danger immédiat
1733 — médecin de garde
0800 32 123 — Centre de Prévention du Suicide
107 — Télé-Accueil
CHRAM Malmedy : 080 79 31 11